“El SIC tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información de la Entidad, manteniendo atributos como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad en todo el ciclo de vida de la documentación” (Acuerdo 006, 2014, art. 1).
En este sentido, el Sistema Integrado de Conservación pretende establecer políticas, principios y reglas para asegurar el mantenimiento y acceso de cualquier tipo de documentos de archivo que conforman el fondo documental de la Secretaría Distrital de Hacienda, independientemente del soporte, medio o tecnología usada para su registro, y para asegurar los atributos de unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad durante todo el ciclo vital de los documentos.
Para la construcción del SIC, la SDH tuvo en cuenta lo establecido en el Acuerdo 006 de 2014 y en la cartilla Programas del Sistema Integrado de Conservación: guía práctica para las entidades del Distrito Capital del Archivo de Bogotá, lo anterior con la participación de un equipo interdisciplinario dentro del cual se contó con profesionales en conservación documental y preservación digital, poniendo en práctica la metodología del modelo de madurez del SIC propuesta por el Archivo de Bogotá.
| SIC 2016 | SIC 2019 | SIC 2020 |
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El Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, de acuerdo con la Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene como objetivo "orientar las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos para la atención de emergencias con el fin de reducir el riesgo, así como una estrategia de sostenibilidad de los archivos ante amenazas de origen animal o antrópicos” (AGN, 2018).
De acuerdo con lo anterior, la Secretaría Distrital de Hacienda, desde la Subdirección de Gestión Documental y en el marco del Sistema Integrado de Conservación, ha desarrollado en la Entidad el documento de “Prevención del deterioro para los documentos de archivo en situaciones de riesgo”, frente a los diferentes tipos de emergencias que se puedan presentar, sean de origen natural o sean de origen tecnológico o social, cuyo fin es garantizar la disponibilidad de la información ante posibles sucesos.
En este sentido, dentro del documento se encuentra el Plan de Emergencia para los documentos de archivo. Esta primera versión contempla actividades de prevención y preparación antes, durante y después de una emergencia, puntualizando así acciones que mitigan las afectaciones en la documentación toda vez que permiten la recuperación, el control y la custodia en caso de emergencia. El mismo se desarrolla conforme a lo establecido en los Acuerdos 050 de 2000, 006 de 2014 y 007 de 2014, expedidos por el Archivo General de la Nación, y en el título XI, "Conservación de documentos", de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos.
La SDH, consciente de la importancia de los documentos de archivo que genera, administra y custodia, en el marco de la aplicación de la normativa archivística anteriormente mencionada, define el siguiente Plan de Emergencia para los Documentos de Archivo en la Entidad:
