Formato único de inventario documental (FUID)

¿Qué es el formato único de inventario documental (FUID)?

El inventario documental, según el Archivo General de la Nación (AGN), constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o los asuntos de un fondo documental. AGN (2014).

El formato único de inventario documental en la SDH

Los inventarios documentales, en la Secretaría Distrital de Hacienda, se encuentran publicados en el SGDEA –Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (WCC)–, los cuales se actualizaron en una primera fase, con corte al 30 de septiembre de 2015, de acuerdo con la estrategia definida para su actualización dentro de la organización, conforme a la estructura organizacional definida en el Decreto 545 de 2006.

A partir de la entrada en vigencia del Decreto 601, el 3 de noviembre del 2015, cambió la estructura organizacional de la SDH y se actualizó el proceso CPR-43 "Gestión documental", que contempla que la actualización de los inventarios es responsabilidad de las diferentes direcciones.

Posteriormente, surgen los Decretos 607 de 2017 y 834 de 2018, los cuales modifican la estructura organizacional de la Entidad, dando paso a la creación de la Dirección Distrital de Cobro y dos oficinas de la Subdirección de Gestión Documental, lo que ocasiona actualizaciones en los inventarios y nueva producción documental.

En este mismo sentido, es importante destacar que el FUID, en la Entidad, cuenta con los campos definidos por el AGN en el Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, que le incorpora algunos campos adicionales que se ajustan a las necesidades de descripción de los expedientes de la SDH.

A continuación, presentamos los inventarios documentales consolidados de cada dependencia de la SHD, que se estiman en 870.000 expedientes.